整理の目的とは:「仕組み」整理術

[ 「仕組み」整理術 ]

泉正人 著 / 2007.09.26.ダイヤモンド社 刊 / 再読レベル:★☆☆

整理の目的は美観の追求ではなく業務の効率化にある。

2008.10.05.20:42. 投稿 | 2009.06.14.00:37. 更新 | ▽ 0 comment(s) | ▽ 0 trackback(s) | ▽ tag(s) | << | >>

この記事の目次

読了記録

2008 年の読了目標 1 日 1 冊に対する 10 月の達成率 1 / 5 ( 20 %)。
2008 年通算では __ / __ ( __ %)。

2008 年 10 月 5 日読了。2008 年の __ 冊目。
2 時間程度で通読。
小宮流読書法による分類では「通読 1 」 。

所感

整理の目的・具体的方法と続ける仕組みを説く 1 冊。
読む前にはありきたりな内容かもしれないと思っていたが、いい意味で裏切られる。
著者自身が試行錯誤して確立しただけあって参考になる。

シゴトとプライベートのそれぞれで活用できそう。

「仕組み」整理術』より引用 "目次"

はじめに

  • 最小限の努力で最大の成果を得る「仕組み」
  • 「仕組み」整理術のメリット

PART 01 なぜ整理が必要なのか?

01 整理術の目的はあくまでも仕事の効率化にある
  • 「仕事の効率化」を目的とした実践的な整理術
02 整理下手は、ビジネスにおいて大きなマイナス
  • 整理ができない人に見られる傾向
  • 整理するのに能力はいらない
  • 整理すればムダな動きがなくなる
  • 整理することの効果
  • 「仕組み」整理術で生み出した時間をいかに使うか
  • 仕事の整理に「仕組み」を導入してみる
03 「仕組み」整理術とは何か?
  • 整理する対象は何か
  • 「仕組み」があれば「記憶力」はいらない
  • 「仕組み」はできるだけシンプルな方がいい
  • すぐに整理術を始めよう

PART 02 書類&机まわりの整理

01 最高の環境をつくるために必要な「整理術」
  • ものを探している時間がムダ
  • ものの場所を記憶することはムダ
  • 捨てることの重要性
  • 使ったら「戻す」ことも重要
  • そもそも紙を受け取らない
02 ファイリングは情報を有効活用する「仕組み」
  • 書類の状態にはフローとストックがある
  • フロー書類とストック書類の整理方法
  • サイズ・形は統一する
  • 作業中の書類はクリアファイルに
  • トレーの使い方
  • クリアブックで重要書類をストック
  • とりあえず保管しておくもの
03 机を快適なワークステーションにする
  • 机の上をレイアウトする
  • 時には片付けないことも
04 本・雑誌、名刺の整理
  • 読んだ本はレバレッジ・メモを作成
  • 雑誌は必要なページだけ切り取って捨てる
  • 名刺は定期的に整理
05 整理する目的をもう一度はっきりとさせよう
  • 整理する目的を思い出そう

PART 03 PC &メールの整理

01 一台の PC を徹底的に使いこなす
  • IT リテラシーが問われる時代
  • PC を自分の外付け脳にする
  • 一台の PC に情報を集約する
  • ノート PC に何を入れるか
  • 検索は Google デスクトップに任せる
02 PC 内の整理にも「仕組み」を。フォルダはおおざっぱに分類
  • ファイル名の付け方は重要
  • デスクトップはきれいに整頓
  • 進行中案件はフォルダをつくりデスクトップに
  • バックアップの「仕組み化」でリスク管理
03 インプットする情報も「仕組み」で効率化
  • 情報は量で勝負。受け身になって浴びる
  • ブログの最新情報は RSS リーダーに
  • 雑誌は定期購読して情報を集める
  • メールマガジンは別のメールソフトに
  • 情報収集のテーマを持つ
  • 情報スクラップには eMemoPad を使う
  • 定期的に見返したい情報は TO DO でメモする
  • 議事録も「仕組み化」で価値を高める
  • 新聞情報の収集は日経テレコンに任せる
04 膨大なメールも「仕組み」でスピーディーに処理する
  • メールは一度しか読まない。その場で返信
  • 早く返信すれば、相手も素早く対応してくれる
  • 既読メールは「分類項目」で整理

PART 04 頭の整理

01 忙しいと頭の中がモヤモヤする?
  • 懸念事項が多いと頭が混乱する
  • 頭を「空っぽ」にしよう
02 「やるべきこと」を TO DO にすべて書き出そう
  • TO DO には何でも書き込む
  • TO DO はアウトルックで管理
03 仕事を積極的に他人に任せよう
  • 他人に任せる基準は「時給」
04 チェックリストで業務が改善され、効率化する
  • 誰にでも同じように仕事ができる「仕組み」
05 会議も「仕組み」で徹底的に効率化する
  • 参加者全員が会議の課題を把握しておく
  • 議事録はその場で作成、その場で返信
06 新規事業の可否も「仕組み」で判断
  • チェックリストでビジネスアイデアをふるいにかける
07 仕組みは徹底する・継続することが大事
  • 「仕組み」を守り続ける「仕組み」
08 モチベーションを高める「仕組み」

PART 05 時間の整理

01 「仕組み」整理が時間の質を変える
  • 「仕組み」で時間の室に変化が
02 時間の整理値も TO DO を利用
  • 定期的なタスクを設定する
  • アイデアも TO DO に入れて暖める
  • ルールも TO DO に入れておく
  • TO DO にしたがって淡々と仕事をする。
  • すき時間も有効活用
03 集中できる環境は、仕事を効率化する「仕組み」の一つ
  • 「がんばるタイム」を導入しよう
04 電話の時間も「効率化」できる
05 人生の半分は仕事。土日と平日を分けて考えない

あとがき

「仕組み」整理術』より引用 "整理術の目的はあくまでも仕事の効率化にある"

つまり、私の整理の目的は、「きれいに整理整頓すること」ではなく、あくまでも「仕事を効率的に行うこと」にあると思うようになったのです。

何事をするにも目的を意識するのとそうでないのとでは、成果に大きな開きがある。
整理の目的は業務の効率化であり、美観の追求ではない。
それが意識できれば、逆に整理を徹底しようとも考えられるだろう。

「仕組み」整理術』より引用 "書類の状態にはフローとストックがある"

書類の状態には大まかには次の二つに分けられます。

フロー書類
現在進行中のもの(現在進行中の仕事に関わる書類、一度目を通したが判断を保留している書類)

ストック書類
保存するもの(すでに終わった仕事の書類、契約書などの重要書類、領収書などの保存が必要な書類)

作業している間は「フロー」で、作業が終わり、保管する必要があるものは「ストック」になります。それ以外は全部「捨てる」です。何事も「フロー」「ストック」に大別して考えるのが整理の基本中の基本です。

整理術の極意は、整理しようとしている対象が、「いま必要なのか」「保管しておくべきなのか」を見極め、該当しないものを処分すること。

「仕組み」整理術』より引用 "新聞情報の収集は日経テレコンに任せる"

ちなみに日経テレコン21は有料ですが、証券会社が顧客向けにサービスとして提供している場合もあります。無料で口座を開設でき、日経テレコン21も無料で使用できる証券会社もあるので、利用してみてはいかがでしょうか。

日経テレコン21の有用性については耳にしていたが、無料で利用できる場合があるとは知らなかった。
どの証券会社のサービスなのか調べて試してみよう。

「仕組み」整理術』より引用 "「仕組み」を守り続ける「仕組み」"

ではどうすれば一度決めたルールを守り続けることができるでしょうか。私の会社の場合、一度使ったルールを守り続けるため、「メールが自動的に飛んでくる」仕組みを作っています。

著者が代表取締役社長を務める日本ファイナンシャルアカデミーでは、全社を通じリマインダーメールを活用しているという。
それも業務内容や連絡事項を伝達するにとどまらず、業務遂行についてのチェックリストが添付ファイスとして送られてくるという徹底ぶり。
これにより誰が、いつ、何度やっても同じように成果が出せるシステムを確保している。

再現性のあるシステム構築は、個人であっても見習うところが多い。

[ 「仕組み」整理術 ]

泉正人 著 / 2007.09.26.ダイヤモンド社 刊 / 再読レベル:★☆☆

整理の目的は美観の追求ではなく業務の効率化にある。

2008.10.05.20:42. 投稿 | 2009.06.14.00:37. 更新 | ▽ 0 comment(s) | ▽ 0 trackback(s) | ▽ tag(s) | << | >>

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